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Tecnología y tendencias

Las oficinas están cambiando, pero los escritorios han llegado para quedarse.

Si pregunta a diez personas de distintas edades qué creen que pertenece a una oficina, la mayoría de ellas probablemente contestará: un escritorio. De hecho, es sorprendente que muchos futurólogos consideren que el escritorio es una "especie en proceso de extinción". Para ellos, el panorama laboral del futuro es bastante diferente: descansar en un sofá, charlar con los compañeros en una silla de esquí colocada en medio de una sala de reuniones y realizar una sesión de lluvia de ideas creativas durante un paseo por el jardín Zen que se ha plantado junto al edificio de la empresa. Un mundo feliz. ¿Quién no querría trabajar de esta manera?

Trabajadores de oficina de pie y sentados en escritorios de oficina ergonómicos y regulables en una oficina moderna.

Pero permítanme decirles algo: Escribo este texto en un ordenador portátil en un escritorio de mi oficina. Muy de la vieja escuela. Y voy a afirmar, y sin miedo alguno, que mientras la gente tenga algo que escribir, seguirán trabajando desde sus escritorios durante muchos años más. Escribir desde el sofá solo funciona en casos excepcionales.

Incluso si los trabajadores de oficina del mañana se sentaran en su silla de esquí, o visitaran regularmente el jardín Zen de la esquina, en algún momento u otro a lo largo de su jornada laboral volverán a un escritorio, al menos temporalmente. No obstante, una vez de vuelta a su escritorio, pueden optar por trabajar de pie. Dicho esto, tras una introducción algo provocativa, he llegado al punto al que quería llegar: El escritorio ha evolucionado con el tiempo, del mismo modo que lo ha hecho la forma en que lo usamos. No solo ha cambiado el diseño del escritorio, sino también sus características. Gracias a las innovaciones técnicas, el escritorio se ha adaptado a nuestra forma de trabajar. En el reino animal, diríamos que esta adaptabilidad es lo que le garantizará su supervivencia.

La forma en que trabajamos ha cambiado rápidamente en los últimos años...

Las estructuras fijas ya hace mucho tiempo que se han disuelto, y así continuarán haciéndolo. También trabajamos de forma remota desde casa, en el tren o en el jardín. Pasamos más tiempo en las reuniones que en nuestros escritorios. Nos gusta debatir las cosas con los compañeros sobre la marcha. Así que sí, la pregunta tal vez esté justificada: ¿seguimos necesitando un escritorio o el escritorio es más o menos redundante?

En mi opinión, un escritorio en una oficina seguirá siendo un elemento permanente. Pero eso no significa que no haya cambios. Todo lo contrario. Tanto la oficina como el escritorio seguirán experimentando transformaciones, como ya han hecho en el pasado.

Hombre joven con portátil trabajando desde el jardín de su casa.Hoy en día, puedes trabajar literalmente desde cualquier lugar, incluso desde el jardín.
 

Es importante tener en cuenta dos etapas de desarrollo. Una comprende los cambios organizativos en la vida laboral, mientras que la otra aborda el desarrollo técnico, que a su vez influye en los cambios organizativos. Fiel al lema: «La herramienta se adapta a los requisitos y a las posibilidades técnicas».

 

Una mirada a la historia

Repasemos la historia: la primera sala en la que las personas procesaron documentos o gestionaron procesos se convirtió en lo que yo llamaría una oficina. Los muebles de estas habitaciones evolucionaron continuamente para adaptarse a los cambios en las organizaciones y las posibilidades técnicas. Uno de los cambios más importantes y drásticos fue, sin duda, el inicio de la digitalización.

El ordenador se introdujo en la oficina. No solo en los departamentos de contabilidad y secretaría, sino también en los departamentos de planificación y diseño. Los dibujantes técnicos pasaron de la gran mesa de dibujo al software CAD. Arquitectos, diseñadores y creadores de anteproyectos cambiaron su regla, lápiz y compás por un ordenador, un ratón y un teclado. También fueron los que impulsaron un desarrollo en particular en la oficina: el escritorio de altura eléctricamente regulable. La mesa de dibujo ofrecía la opción de trabajar tanto sentado como de pie, por lo que los dibujantes e ingenieros se sentaban o se ponían de pie frente a un plano casi vertical. ¿Trabajar de pie? ¿Por qué no debería ser posible hacerlo también con un ordenador?

Deliniantes técnicos dibujando a mano en grandes mesas de dibujo.
 

Por lo tanto, no es de extrañar que los primeros escritorios de altura regulable fueran los de los diseñadores. A principios de la década de los 1990, había escritorios CAD cuya altura podía regularse manualmente. Si retrocede más allá del año 1910, se encontrará con la empresa alemana Reiss, que lanzó el primer escritorio de altura regulable. Por supuesto, no se podía regular con solo pulsar un botón, igual que los bancos de trabajo CAD de la época.

En la década de 1990, LINAK desarrolló las primeras soluciones para los escritorios de altura eléctricamente regulable. En 1998, LINAK presentó la columna de elevación DL1, el primer sistema del mundo para escritorios de oficina de altura regulable.

 

Las innovaciones necesitan un terreno fértil.

Uno se podría haber pensado que la demanda global se dispararía después del lanzamiento de los primeros escritorios de altura regulable. Pero nada más lejos de la realidad. La tendencia de alternar entre estar de pie y sentarse para no castigar la espalda y fomentar una manera de trabajar más saludable solo tuvo éxito en los países escandinavos, donde en 2005 la cuota de lugares de trabajo de altura regulable ya era superior al 90 %.

En Alemania y otros países europeos, invertir en escritorios de altura regulable para ofrecer a los empleados de oficina un lugar de trabajo ergonómico y, por lo tanto, saludable, siguió siendo muy difícil. Se tardó mucho en convencer a los responsables de las tomas de decisiones de que tuvieran en mente las ventajas de trabajar a alturas alternables. La aceptación, y por lo tanto la demanda, solo aumentó lentamente. A medida que la demanda aumentaba, el precio también disminuyó, lo que también contribuyó al triunfo de la estación de trabajo de altura regulable eléctricamente. Según el Estudio IBA sobre el desarrollo del trabajo de oficina (2019/2020), hasta el 28 % de todos los trabajadores de oficina en Alemania trabajaron en una estación de trabajo de bipedestación en 2019. La publicación del IBA (solo en alemán) puede descargarse aquí.

 

Ilustración que muestra a un trabajador de oficina sentado y de pie en un escritorio de oficina de altura regulable.Los médicos profesionales y especialistas en ergonomía se inspiraron rápidamente en la idea de alternar entre estar sentado y estar de pie. Sin embargo, el lugar de trabajo de bipedestación tardó mucho tiempo en establecerse en Alemania.

 

A lo largo de los años, la tecnología para el escritorio de altura regulable ha evolucionado constantemente. Al principio, la tecnología del sistema de actuador solo permitía movimientos ascendentes y descendentes. Desde el principio, LINAK equipó los controles con más inteligencia, lo que permitió una implementación óptima de funciones importantes como el accionamiento paralelo absoluto, la protección contra colisiones o el ahorro energético. Los sistemas inteligentes permiten dar pasos aún más innovadores. Los elementos clave aquí son la integración de sistemas de reserva inteligentes y el área de individualización.

 

Mirando hacia el futuro

Aún más flexibilidad: El escritorio continuará evolucionando y adquiriendo más funciones. Se adaptará a las cambiantes organizaciones de trabajo. La flexibilidad es clave es este aspecto. Los últimos meses de la pandemia han acelerado este desarrollo. ¿Necesitamos un escritorio independiente para cada empleado? ¿No podemos optimizar las oficinas, ahorrar espacio y, por lo tanto, recursos a través del trabajo basado en actividades? ¿Los lugares de trabajo serán aún más independientes de lo que son actualmente?

Una cosa está clara: la estación de trabajo de altura regulable ya no será algo excepcional, sino un estándar del que nadie querrá prescindir. En cualquier caso, más personas trabajarán de forma remota y usarán sus espacios privados como oficinas. Pero, ¿qué hacen las personas que solo tienen un piso pequeño? Muchos se sientan en la mesa de la cocina, en un rincón del salón o incluso en su dormitorio. Esto supone un reto para los fabricantes de muebles de oficina. Tal vez necesiten diseñar un escritorio multifuncional que se pueda usar como mesa de comedor o que desaparezca en la pared con solo tocar un botón. Flexibilidad e inteligencia.

'El escritorio continuará evolucionando y adquirirá más funciones. Se adaptará a las cambiantes situaciones de trabajo y estará conectado en red digitalmente".
Christoph Messing, Director General de LINAK GmbH

Ya hemos visto cómo, en los últimos años, la digitalización ha desdibujado los límites entre el trabajo y la vida privada. Para muchas personas, revisar sus correos electrónicos en su smartphone por la noche es completamente normal. El hecho de que la oficina en casa se esté convirtiendo en una parte esencial del mundo laboral es otro paso importante en esta dirección. Pero esto también significa que el hogar y la oficina compiten. Por eso, la casa necesita estar organizada de forma más práctica para trabajar, mientras que la oficina necesita ser más acogedora. Los límites se están difuminando en ambas direcciones.

 

Collage fotográfico de un escritorio de oficina regulable ubicado tanto en una oficina doméstica como en una oficina corporativa.Los límites entre la oficina y la oficina en casa serán aún más difusos en el futuro.

 

En los próximos años, las oficinas cambiarán aún más.

Las oficinas se están volviendo más acogedoras: En los próximos años, veremos que las oficinas se vuelven aún más acogedoras. Están compitiendo cada vez más con la oficina en casa. La oficina debe ofrecer un entorno de trabajo óptimo y saludable.

Además, el empleado deberá sentirse como en casa cuando esté en la oficina. Aquí es donde los muebles desempeñan un papel esencial. Ayudan a implementar una cultura viva en un entorno de trabajo. Veremos nuevos materiales, producidos de forma sostenible y sin sustancias nocivas. Supongo que los tamaños de los tableros también cambiarán. La demanda de tableros más pequeños aumentará. Esto no solo se debe al espacio limitado de las oficinas domésticas, sino también al cambio en la organización de nuestra forma de trabajar. El trabajo de oficina requiere menos papel. Las mesas se están convirtiendo en estaciones de trabajo temporales con bases de conexión para portátiles y teléfonos inteligentes.

Trabajadores de oficina de pie en un escritorio de conferencias ergonómico y regulable.El trabajo en equipo desempeñará un papel aún mayor en la oficina del mañana.

 
 

Más flexibilidad en lugar de viejos hábitos

El escritorio se está volviendo inteligente: En las oficinas del mañana, solo unos pocos empleados tendrán un escritorio personal fijo. Los equipos se formarán en función del proyecto y los escritorios se usarán de forma flexible.

Los sistemas de reservas para escritorios y lugares de trabajo seguirán aumentando y se convertirán en la norma. Y lo que es más, la inteligencia artificial llegará a la oficina.

En muchas empresas, los escritorios de oficina se conectan a través de un sistema de reservas.

 

Imaginemos el siguiente escenario: Christian trabaja en marketing y el lunes tiene dos reuniones con el departamento de ventas del sector industrial. Su calendario también incluye la edición de cierta documentación técnica. Llega a la empresa y el sistema le asigna una estación de trabajo adecuada cerca de sus compañeros del servicio técnico en el sector industrial. Esto le permite intercambiar rápidamente información con los compañeros en cuestión sobre los detalles técnicos de las hojas de datos. También está a poca distancia de la sala de reuniones correspondiente. El escritorio asignado está familiarizado con sus hábitos y se ajusta automáticamente a la altura óptima para sentarse y ponerse de pie, y le recuerda de forma regular que se ponga de pie. Christian ha configurado esta información en su perfil. Y al final de la jornada laboral, el escritorio se mueve automáticamente hacia arriba y entra en modo de limpieza para que se pueda desinfectar y limpiar mejor y con mayor facilidad. Todo esto requiere una tecnología inteligente en los controles del escritorio.

Esta inteligencia todavía podría ir mucho más allá. Cuantified Self es la palabra clave en este contexto. Gran parte de nuestros datos ya se están recopilando, como el recuento de pasos y calorías, a través de dispositivos portátiles y teléfonos inteligentes. Esta recopilación de datos se infiltrará cada vez más en nuestra vida laboral. Las empresas no podrán brillar simplemente ofreciendo frutas y bebidas gratuitas o pagando subsidios para gimnasios. Para los empleados, se convertirá en la norma comportarse de una manera cuantificablemente saludable en el lugar de trabajo, mediante el ejercicio, alternando entre estar sentado y de pie, y a través de diferentes desafíos, como el "empleado más saludable del mes". La inteligencia de los escritorios de altura regulable proporcionará, entre otras cosas, los datos necesarios para ello. Y, al final, estos datos, que pueden proporcionar las apps para escritorios de altura regulable, también se podrán utilizar para calcular las tasas de seguros médicos. Esto podría llevar a los usuarios de las estaciones de trabajo ergonómicas y saludables a ahorrar dinero en sus seguros. Esto, por supuesto, desencadenará debates éticos sobre cómo gestionar los datos, pero al final también conducirá a la aceptación de las tecnologías y oportunidades que estos avances nos ofrecen.

 

Las ideas ya se están creando hoy

El concurso 'Design meets movement', que LINAK celebró por primera vez junto con la Universidad de Wuppertal en 2014, también contribuyó a que surgieran nuevas e interesantes ideas. Los estudiantes jóvenes han desarrollado el escritorio del futuro. Los resultados fueron unas soluciones increíbles que son más revolucionarias que nunca. LINAK volvió a organizar este concurso en 2020. Y, de nuevo, los resultados fueron impresionantes. Se presentaron al público el verano de 2021 y estoy convencido de que, en pocos años, algunas de estas ideas aparecerán en carteras de productos de fabricantes de muebles de oficina.

Dos conceptos de escritorio de oficina regulable surgidos del concurso Design Meets Movement.El concurso para estudiantes 'Design meets movement', organizado por LINAK, contribuyó a que surgieran vibrantes ideas para futuros escritorios.

 

El escritorio seguirá teniendo su lugar en las oficinas del futuro. O en las habitaciones donde trabajamos y, por lo tanto, también en las oficinas domésticas privadas. Puede ser que el escritorio tenga un aspecto diferente, se transforme y se integre con otras funcionalidades en la zona, esté conectado en red e interactúe con diferentes servicios. En resumen: El escritorio no está en absoluto en extinción.

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Christoph Messing, Director General de LINAK GmbH

Este texto fue escrito a modo de contribución para la serie de libros «OFFICE PIONEERS», publicados por Prima Vier Nehring Verlag. Más de 100 autores de esta serie de libros ofrecen una perspectiva del futuro de la oficina.

Christoph Messing es el Director General de LINAK GmbH. Lleva más de 20 años trabajando en el tema de las oficinas.

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